Privacyverklaring

Algemeen 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is nieuwe privacywetgeving die voor heel Europa gelijk is. De AVG vervangt de oude landelijke wetgeving (in Nederland de Wet Bescherming Persoonsgegevens) en zorgt ervoor dat de regels rondom privacy en persoonsgegevens overal in Europa gelijk zijn. Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van kracht en handhaaft de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, deze nieuwe privacywet. 

Een vereniging verwerkt ook persoonsgegevens zoals namen, adressen en telefoonnummers. Het is belangrijk dat daar zorgvuldig mee wordt omgegaan. Het is bijvoorbeeld vereist dat voor elke verwerking van persoonsgegevens een van de rechtsgronden in de AVG van toepassing is. Met het in werking treden van de AVG zijn deze regels nog strenger geworden. 

De AVG is een inspanningswet, wat betekent dat je moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan wat binnen je macht ligt om aan de AVG te voldoen. Onderstaand document zet alle zaken met betrekking tot privacy van de leden van HRV de Compagnie op een rijtje en is bedoeld om de leden duidelijk te informeren. 

Binnen onze vereniging werkt een aantal mensen met persoonsgegevens. Dit zijn onder andere de ledenadministrateur, de penningmeester, de webmasters en de roeicoaches. Dit document heeft als doel transparant te maken hoe er binnen onze vereniging wordt omgegaan met persoonsgegevens. 

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Het bestuur van HRV de Compagnie is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen of voor het uitoefenen van je rechten als betrokkene kun je terecht bij de secretaris via secretaris@hrvdecompagnie.nl.

Verwerkingsdoeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd, alsook de rechtsgrond voor de verwerking

Ledenadministratie

Rechtsgrond voor verwerking is AVG Artikel 6.1 (b) – de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap van de vereniging.

De eerste 7 jaar na het jaar van opzeggen: AVG art. 6.1(c) - de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (belastingwet). Daarna is toestemming van betrokkene nodig voor bewaring gegevens in verband met een eventuele reünie volgens AVG art. 6.1(a).

Website en app: Leden zoeken leden 

Afgeven van een inlogcode. Hiervoor is naam en e-mailadres noodzakelijk. Rechtsgrond is AVG art. 6.1(f) – legitiem belang van de verwerkingsverantwoordelijke (dat belang is ‘beveiliging van de gegevens’).

• Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, kwalificaties.

De website is noodzakelijk voor: 

1. Onderling contact en elkaar kunnen vinden voor roeiafspraken of vrijwilligerswerk voor de 

vereniging. Hiervoor is nodig: naam, e-mailadres en telefoonnummer. AVG art. 6.1(b) uitvoering is noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

1. Uitslagen van roeiwedstrijden. Hiervoor is nodig: alleen namen en roeiprestaties. AVG art. 6.1(a) toestemming van betrokkene. 

Reserveringssysteem

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, kwalificaties.

Het reserveringssysteem is alleen toegankelijk voor leden, via het besloten deel van de website. Hiervoor is noodzakelijk: naam, e-mailadres, telefoonnummer en kwalificaties.

Het reserveringssysteem is een noodzakelijk bestand voor: 

1. het reserveren van boten 
2. monitoren van botengebruik 
3. melden van schades aan boten/accommodatie 

AVG art. 6.1 (b) - de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst. 

Fotobestanden op de openbare site 

Het plaatsen van foto's (zonder namen) is onderdeel van een levendige en aantrekkelijke site voor zowel leden als derden. Foto's met namen van de leden worden alleen met toestemming van deze leden geplaatst. Leden kunnen altijd hun (herkenbare) foto’s van de site laten halen via een mail naar de webmaster. Rechtsgrond voor de verwerking is AVG art. 6.1 (a) - toestemming van betrokkene.

Overzicht namen bestuursleden, commissieleden, functionarissen etc. op de openbare site

Namen, foto’s en telefoonnummers worden alleen getoond met instemming van betrokkenen. Op dit moment is dat alleen het geval bij bestuur- en commissieleden. Geen persoonlijke mailadressen, alleen het functionele mailadres (extensie HRVdeCompagnie.nl). Een uitgebreid overzicht van alle commissieleden met telefoonnummers etc. kan wel via het besloten deel van de site worden ingezien (leden zoeken leden). 

Lijst van afgeroeide leden met bevoegdheden 

Deze lijst moet beschikbaar blijven, maar mag niet op het openbare deel van de site worden getoond. De lijst moet opvraagbaar zijn door betrokken leden.  Te verwerken gegevens zijn naam en kwalificaties. Rechtsgrond voor de verwerking is AVG art. 6.1(f) – legitiem belang van de verwerkingsverantwoordelijke (belang: bevorderen veiligheid van de leden en beperken schade aan boten)      

Lijst van leden met een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) 

Deze lijst moet beschikbaar blijven (alleen via FOYS), maar mag niet op het openbare deel van de site worden getoond. De lijst moet opvraagbaar zijn door betrokken leden en ex-leden. De VOG wordt door HRV De Compagnie aangevraagd, uiteraard in samenwerking met het betrokken lid. 

Het overzicht van leden met een VOG is een noodzakelijk belang. 

AVG artikel 6.1(f) – legitiem belang van de verwerkingsverantwoordelijke (belang:  bevorderen veiligheid van de leden).

Coaches/instructeurs/begeleiders van minderjarige en kwetsbare leden dienen een VOG te hebben. Uit de VOG blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het werken met genoemde groepen. 

Delen van uw persoonsgegevens met anderen 

Er is een paar situaties waarin HRV De Compagnie persoonsgegevens aan anderen verstrekt, namelijk aan partijen, die betrokken zijn bij de dienstverlening van de vereniging. 

Met deze partijen spreekt HRV De Compagnie duidelijk af hoe deze partijen met de persoonsgegevens moeten omgaan en dat zij de persoonsgegevens niet mogen gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verstrekt. 

J9-design: Websitebeheerder J9-design heeft toegang tot en is beheerder van de ICT- infrastructuur van HRV De Compagnie. Volgens de door J9-design aan HRV De Compagnie toegestuurde informatie heeft J9-design zich volledig geconformeerd aan de AVG. 

FOYS: Met de beheerder van het ledenadministratiesysteem FOYS is een geheimhoudingsovereenkomst afgesloten voor wat betreft het gebruik van persoonsgegevens in de zin van de AVG.

KNRB: HRV De Compagnie verstrekt persoonsgegevens aan de roeibond (KNRB) via het programma FOYS. De KNRB registreert van elk aangemeld lid van HRV de Compagnie: 

·       Lidnummer KNRB (dit is niet hetzelfde als het lidnummer van HRV de Compagnie) 

·       Naam

·       Adres 

·       Woonplaats

·       Geboortedatum

·       Geslacht 

·       E-mailadres 

·       Telefoonnummer

·       Datum aanvang lidmaatschap 

·       Datum wedstrijdcontract 

·       Kwalificaties 

Periode opslag persoonsgegevens

Conform AVG art 13.2(a) zullen de persoonsgegevens 7 jaar na het jaar van opzegging worden verwijderd, tenzij er toestemming is verleend om de persoonsgegevens langer te bewaren.

Privacy-rechten leden 

Leden van HRV De Compagnie hebben het recht conform AVG art. 13.2(b) op inzage in hun persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van hun persoonsgegevens te vragen en daarnaast kunnen zij vragen om overdracht van hun gegevens. Ten slotte kunnen zij bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens. Indien de verwerking van hun gegevens berust op toestemming, dan kunnen zij deze te allen tijde intrekken of verwijderen op hun persoonlijke pagina in de KNRB app roeien.nl. 

Zij hebben het recht conform AVG art. 13.2(d) een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit persoonsgegevens.